28 квітня 2023 року набрав чинності Закон України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо імплементації міжнародного стандарту автоматичного обміну інформацією про фінансові рахунки» від 20 березня 2023 р., яким оновлено строки зберігання документів та інформації платниками податків:

1. 2 555 днів (7 років) – для документів та інформації, необхідних для податкового контролю відповідно до статей 39 і 39-2 Податкового кодексу (трансферне ціноутворення та контрольовані іноземні компанії);

2. 1 825 днів (5 років) – для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються:

• юридичними особами, які здійснюють господарську діяльність як на території України, так і за її межами;
• платниками податку – нерезидентами (сюди входять представництва і постійні представництва);
• неприбутковим підприємствам, установам та організаціям для цілей оподаткування податком на прибуток;

3. 1 095 днів (3 роки) – для інших документів, на які не поширюються вимоги в пунктах 1) та 2) вище;

4. 1 095 днів (3 роки) – для документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи.

Згідно ст. 43 Закону України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» товариство зобов’язано зберігати такі документи:

• протокол зборів засновників товариства (рішення одноосібного засновника);
• статут товариства та зміни до статуту;
• протоколи загальних зборів учасників;
• документи товариства, що регулюють діяльність органів товариства, та зміни до них;
• положення про філії (представництва) товариства у разі їх створення (відкриття);
• протоколи засідань наглядової ради товариства та колегіального виконавчого органу товариства, накази і розпорядження виконавчого органу товариства;
• аудиторські висновки та результати надання інших аудиторських послуг;
• річну фінансову звітність;
• документи звітності, що подаються відповідним державним органам;
• документи, пов’язані з випуском емісійних цінних паперів;
• інші документи, передбачені законодавством, статутом, рішеннями загальних зборів учасників, наглядової ради та виконавчого органу товариства;
• документи, що підтверджують права товариства на майно;
• документи бухгалтерського обліку.

Вищезазначені документи повинні зберігатися протягом усього строку діяльності товариства, крім документів бухгалтерського обліку, строки зберігання яких визначаються відповідно до законодавства.

Відповідно до частини 5 статті 12 Закону України «Про публічні закупівлі» документація у сфері публічних закупівель повинна зберігатись не менш як 10 років. До такої документації належать усі документи, що надійшли від замовників, учасників, органу оскарження, органів, уповноважених здійснювати контроль у сфері закупівель, та були створені під час оцінки тендерних пропозицій / пропозицій.

Строки зберігання документів на підприємстві також регулюються Наказом №578/5 Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 р. «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів». 

Більшість документів підприємства мають тимчасовий строк зберігання: 3-5 років.

До документів з тривалим строком зберігання (понад 10 років) належать документи, для яких Наказом передбачено зберігання «До ліквідації організації». Сюди входять також документи з кадрових питань та деякі документи з питань охорони праці, які зберігаються 75 років.

Під час ліквідації підприємства документи з тривалим строком зберігання повинні бути передані в архівну установу за місцезнаходженням підприємства. Державний реєстратор не може здійснити реєстрацію ліквідації підприємства без довідки архівної установи про те, що підприємство передало відповідні документи в архівну установу на збереження.

Під час подачі документів до архівної установи у зв‘язку з ліквідацією підприємства необхідно керуватися принаймні такими нормативними актами:

• Закон України «Про національний архівний фонд та архівні установи»;
• Наказ №1000/5 Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях»;
• Наказ №430/5 Міністерства юстиції України від 14 березня 2013 р. «Про затвердження Переліку видів документів, пов'язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду.

При ліквідації підприємства до архівної організації, як правило, передаються такі документи в оригіналі або належним чином засвідченій копії:

• установчі документи, виписки та витяги з державного реєстру юридичних осіб;
• документи, щодо випуску та розподілу цінних паперів (стосується лише акціонерних товариств);
• положення про відокремлені підрозділи, відділення, відділи, сектори;
• рішення органів управління;
• накази з основної діяльності;
• кадрові накази (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення), трудові договори, цивільно-правові угоди про надання послуг, виконання робіт і т.д., посадові інструкції працівників, штатний розпис, колективний договір, документи про преміювання та нагородження почесними грамотами і т.д., документи про виплату зарплат, авансів, премій, табелі, довідки, протоколи, що стосуються питань охорони праці на підприємстві.